In Besprechungen und Konferenzen wird oft viel Zeit für unnötiges Vertan, doch mit ein bisschen Planung und Etikette kann jedes Meeting zu einem Erfolg führen und dem Unternehmen Zeit und somit Geld sparen. Zunächst ist also Pünktlichkeit gefragt, denn jeder Neudazukommende müsste wieder auf den Stand der Dinge gebracht werden, das kostet Zeit und Nerven. Außerdem ist es wichtig, dass alle Beteiligten sich genügend Vorbereitet haben, denn ohne ausreichende Vorbereitung kann zu keinem effektiven Ergebnis gelangen. Mein kommt einfach nicht weiter, und eine Besprechung folgt der nächsten. Deshalb ist es wichtig die Besprechung strukturiert zu planen, indem es ein Zeit- und Zielvorgabe gibt, welche zu Anfang der Besprechung den Teilnehmern vorgestellt wird. Generell sinkt nach etwa 45 Minuten die Aufnahmefähigkeit, deshalb planen Sie bei längeren Meetings im Voraus kurze Pausen ein.

Bei Besprechungen mit mehr als fünf Teilnehmern ist es außerdem empfehlenswert einen Moderator einzusetzen, der dafür verantwortlich ist, die Teilnehmer beim Thema zu halten, und eine produktive Kommunikation zwischen den Teilnehmern zu fördern. Es hängt natürlich vom Unternehmen ab, aber generell ist es von Vorteil wenn die Teilnehmer einer Besprechung sich siezen, denn das schafft eine gewisse Distanz, während Personen die sich duzen eher dazu neigen emotional zu werden.
Handys sollten sofern Sie nicht einen wichtigen Anruf erwarten ausgestellt sein, denn ein klingelndes Handy lenkt schnell vom Thema ab. Sollten Sie als einen wichtigen Anruf erwarten, teilen Sie dies am Anfang des Meetings dem Moderator mit, stellen Sie Ihr Handy auf Vibrationsalarm, legen Sie es aber auf keinen Fall auf den Tisch, und Verlassen Sie dezent den Sitzungsraum um den Anruf entgegenzunehmen.

Sind Sie in einer fremden Firma zu einem Meeting oder einer Konferenz eingeladen, seien Sie nicht voreilig. Führt die Sekretärin Sie in den Besprechungsraum und bietet Ihnen einen Platz an, sollten Sie sich nicht sofort setzen, denn das bedeutet sie werden sitzen wenn der Gastgeber den Raum betritt, und eigentlich ist es seine Aufgabe Sie zu bitten sich zu setzen. Auch wenn Ihnen gesagt wird, dass Sie sich von den Getränken bedienen sollten, ist dies eine reine Höflichkeitsfloskel. Warten Sie lieber, denn ist der Satz ernst gemeint, und handelt es sich um eine gute Sekretärin, dann wird Sie Ihnen etwas zu trinken einschenken.

Da ist es beruhigend zu wissen, dass auch der Gastgeber schnell Fehler machen kann, denn für den Gastgeber gehört es sich eigentlich einen Gast aus einer anderen Firma zum Ausgang zu begleiten, was jedoch die wenigsten noch tun.