„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Schon der römische Philosoph Seneca bringt mit diesem Zitat das Problem der Zeitplanung auf den Punkt. Die Zeit ist eine Konstante: Jeden Tag stehen uns 24 Stunden zu Verfügung. Trotzdem haben wir ständig das Gefühl, zu wenig davon zu haben, um alle Aufgaben zu bewältigen. Die Arbeit türmt sich und vieles bleibt unerledigt. Mit diesen Methoden zum Zeitmanagement lässt sich das aber vermeiden.

Die To-do-Liste

Jeder kennt die klassische Liste, auf der man alle zu erledigende Aufgaben notiert. Die To-do-Liste ist die einfachste Form der Tagesplanung und sollte am besten gleich Morgens angelegt werden. So weiß man genau, wie viel Arbeit vor einem liegt. Die einzelnen Punkte kann man nach der Reihenfolge der Bearbeitung sortieren oder auch nach ihrer Wichtigkeit.

Kreative Methoden: Mind-Map und Brainstorming

Beide dieser Techniken dienen der Ideenfindung und sind meistens bereits aus der Schule bekannt. Durch Assoziationen sollen sich die Gedanken frei entfalten können. Beim Brainstorming bleiben die Ideen zunächst ungefiltert und müssen später sortiert und bewertet werden. Die Mind-Map wird dagegen nach bestimmten Regeln erstellt. Das zentrale Thema steht in der Mitte, davon ausgehend werden die Hauptthemen als Schlüsselbegriffe auf organische Linien geschrieben. Diese verästeln sich immer weiter mit Unterbegriffen, so dass die Struktur der Mind-Map einem Baum ähnelt.
Besonders die Mind-Map ist hilfreich bei Planung und Organisation, weil alle wichtigen Bereiche übersichtlich zusammengefasst werden können und man neue Punkte leicht ergänzen kann.

Das Eisenhower-Prinzip

Diese Methode ermöglicht es, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit zu sortieren. Dazu wird eine Matrix erstellt, die aus vier Feldern besteht:
dringend und wichtig;
dringend, aber nicht wichtig;
wichtig, aber nicht dringend;
weder wichtig noch dringend.
Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind können delegiert werden. Alles, was weder wichtig noch dringend ist, gehört in den Papierkorb.

Die A-L-P-E-N-Methode

Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
Länge schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrolle

Das sind die fünf Elemente dieser Methode zur Tagesplanung. Die Aufgaben werden zuerst als To-do-Liste zusammengefasst. Danach wird die voraussichtliche Zeitspanne für jede dieser Aufgaben eingeschätzt. Da man am Arbeitsplatz leicht abgelenkt oder gestört wird, sollte man eine Pufferzeit einplanen. Nach der 60:40-Regel sollte nur 60% der Zeit konkret verplant werden und die restlichen 40% als Puffer frei bleiben. Entscheidungen treffen bedeutet, Prioritäten zu setzen. Welche Aufgaben können delegiert oder weggelassen werden? Dazu kann man auch das Eisenhower-Prinzip zur Hilfe nehmen. Durch der Nachkontrolle kann man feststellen, ob die Planung gut funktioniert hat und welche Punkte gegebenenfalls noch verbessert werden müssen.