Oftmals wird in E-Mails keine Rücksicht auf Rechtsschreibung oder Formalitäten gelegt. Diese sind im geschäftlichen E-Mailverkehr jedoch genauso wichtig wie in Geschäftsbriefen. Deshalb benutzen Sie in E-Mails die gleiche förmliche Anrede wie in Briefen, und achten Sie auch auf Rechtschreibung, Groß-Kleinschreibung, Kommasetzung und Interpunktion, sowie auf Satzbau und Ton. Auch die Betreffzeile sollte in der E-Mail nicht fehlen. Sie sollte möglichst Aussagekräftig sein, denn das Entscheidet, ob Ihre E-Mail überhaupt zur Kenntnis genommen wird oder nicht. Oftmals laufen die Postfächer schon über vor lauter E-Mails, deshalb sollte der Text maximal eine Bildschirmseite lang sein um aufwändiges Scrollen zu vermeiden und schreiben Sie so, dass sich der Empfänger schnell einen guten Überblick verschaffen kann. Mit Abkürzungen sollte man jedoch vorsichtig umgehen. Sofern Sie sicher sind, dass der Empfänger weiß was die Abkürzung bedeutet können Sie diese benutzen. Verniedlichende Smileys haben in geschäftlichen E-Mails gar nichts zu suchen, denn Sie lassen den Absender unseriös und inkompetent wirken.

Es sollte aber nicht nur auf das Geschriebene geachtet werden, sondern auch auf das Angehängte. In einigen Unternehmen ist den Mitarbeitern das Öffnen von Anhängen gar nicht gestattet, in anderen dürfen nur bestimmte Formate oder bestimmte Dateigrößen geöffnet werden. Deshalb sollten insbesondere große Attachements überhaupt erst nach Absprache versendet werden. Am besten ist es wenn der Anhang nicht mehr als ein Megabyte groß ist. Makros in den Dateien sollten auch vermieden werden, da diese oftmals von Firewalls aufgehalten werden. Das Sicherste ist im Grunde das Versenden von pdf-Dateien, weil sie die Datenmenge verkleinern und nicht virenanfällig sind. Andere Formate könnten sogar von Nachteil für den Absender sein, weil man bei Dokumenten aus Office-Versionen beispielsweise sehen kann wann die Datei das letzte Mal bearbeitet wurde.

Bei der Beantwortung von E-Mails beachten Sie, dass E-Mail grundsätzlich innerhalb von 24 Stunden beantwortet werden sollten, aber setzen Sie sich nicht selbst unter Druck. Stellen Sie am besten auch den Signalton, der Ihnen Mitteilt dass einen neue E-Mail eingetroffen ist ab. Anstelle dessen legen Sie sich persönlich Zeiträume fest, zu denen Sie Ihr Postfach aufrufen und E-Mails beantworten. Sie können auch eine einfache Empfangsbestätigung zurückschicken in der Sie dem Absender der ursprünglichen E-Mail mitteilen, dass Sie sich in Kürze mit dem Thema befassen werden, wenn Sie es nicht innerhalb der nächsten 24 Stunden schaffen sollten.