In der heutigen Zeit haben viele Firmen mehrere verschiedene Standorte im oftmals im Ausland wie Inland, was bedeutet, dass Mitarbeiter immer öfter Telefonkonferenzen halten müssen. Ganz wichtig, benutzen Sie für Telefonkonferenzen das Festnetz, denn Handys können schnell Störungen verursachen. Außerdem sollte Sie es vermeiden über die Lautsprecherfunktion zu telefonieren denn auch diese kann zu störenden Geräuschen führen und eine gute Verständigung erschweren. Sie könne auch, während Sie nichts zu sagen haben, ihr Telefon auf Stumm stellen, um jegliche Hintergrundgeräusche auszuschalten.

Generell gilt bei Telefonkonferenzen wie auch bei normalen Konferenzen und Besprechungen, dass alle Teilnehmer pünktlich und ausreichend vorbereitet zu sein haben. Außerdem gilt auch hier, dass Lob vor allen ausgesprochen werden kann, Kritik sollte jedoch unter zwei Augen ausgeübt werden. Deshalb ist auch bei Telefonkonferenzen wichtig einen Moderator zu haben. Der Moderator ist hier der Einzige, der einem Teilnehmer das Wort abschneiden darf, und jemand anderes Erlaubnis zum Reden erteilen kann.

Sich gegenseitig ausredenzulassen ist bei Telefonkonferenzen ganz besonders wichtig, denn ihre Qualität hängt zum größten Teil von der Disziplin der Teilnehmer ab. Bevor Sie etwas sagen, sagen Sie ihren Namen, damit alle Beteiligten wissen, wer gerade spricht.

Hat die Firma, für die Sie arbeiten Standorte im Ausland, so kann es vorkommen, dass Telefonkonferenzen mit diesen Standorten auf Englisch durchgeführt werden. Passen Sie Ihr Englisch dem Businessenglisch an, indem auch Sie eine eher indirekte Redensweise benutzen, und bilden Sie kurze und klare Sätze. Gerade weil es sich um eine Telefonkonferenz handelt, sollten Sie sich auch Mühe geben langsam und deutlich zu sprechen.

Außerdem ist es für die Nacharbeitung empfehlenswert einen Protokollführer zu haben, oder einen Mittschnitt aufzunehmen, und nachher allen Teilnehmern per E-Mail noch einmal das Protokoll oder den Mittschnitt zu senden.