Wer kennt sie nicht, die Freunde, Kommilitonen oder Arbeitskollegen, die ihr ganzes Leben wunderbar im Griff haben? Keine Verabredung wird vergessen, kein Termin abgesagt, keine Deadline verschoben – und trotz vollgepackten Terminkalenders sind sie immer noch so wahnsinnig gut gelaunt und positiv eingestellt. Man selbst dagegen schafft es gerade so, den Alltag einigermaßen unfallfrei auf die Reihe zu bekommen, schreibt To-Do-Liste über To-Do-Liste, nur um am Ende des Tages festzustellen, dass man mindestens die Hälfte davon doch wieder nicht geschafft hat. Was bleibt da noch übrig, als staunend bis neidisch den super-organisierten Mitmenschen dabei zuzuschauen, wie sie ihr Leben perfekt meistern…

Doch was dir vielleicht wie ein unergründbares Geheimnis in Sachen Lebensgestaltung vorkommt, ist einfach eine Sache der Organisation. Es gibt einen Grund, warum manche Menschen Termine, Verabredungen und Aufgaben nicht vergessen und noch nicht mal zu spät kommen: Sie verschlanken ihre To-Do-Liste. Klingt eigentlich ganz logisch: Je weniger zu tun ist, desto besser kann man sich darauf konzentrieren, was zu erledigen ist. Wer sich ständig übernimmt, muss sich nicht wundern, wenn er die wesentlichen To-Dos aus den Augen verliert und sich in Hektik verliert. Und dann ist der Schritt zur völligen Überforderungen nicht mehr weit.

Einfach zu viel zu tun

Wer also besser organisiert und mit dem richtigen Überblick durchs Leben gehen will, der sollte seine To-Do-Liste nicht nur regelmäßig kritisch prüfen – sondern sie auch konsequent säubern. Muss das After-Work-Bier mit dem Kollegen wirklich sein, wenn sich zu Hause Wäsche, schmutziges Geschirr und Wollmäuse stapeln und du keine Ahnung hast, wann du das alles wegarbeiten sollst? Oder musst du wirklich an einem Samstagnachmittag in die Innenstadt, um dir unbedingt dieses eine paar Schuhe zu kaufen? Und willst du dir wirklich auf der Arbeit noch eine weitere Aufgabe aufs Augen drücken lassen, nur weil du nicht Nein sagen kannst? Wir wollen immer noch mehr erledigen, stopfen immer noch mehr in unseren Terminkalender, schreiben noch mehr auf die To-Do-Liste, bis wir irgendwann den Überblick verlieren. Und das Ergebnis liegt auf der Hand: Du fühlst dich gestresst, überfordert und weißt irgendwann gar nicht mehr, wo du eigentlich anfangen sollst, deine Liste abzuarbeiten.

Kein Wunder, dass so viele Menschen in unserer modernen Gesellschaft an Burn-Out erkranken – sie muten sich einfach zu viel zu und kommen nicht hinterher. Und dieses Verhalten beschränkt sich meist nicht nur auf einen Bereich im Leben. Wer dazu neigt, sich zu übernehmen, tut das sowohl im Job, in der Uni oder im Privatleben. Diesen Menschen fehlt die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und sich auf die wirklich wichtigen Punkt zu konzentrieren. Sie verzetteln sich, oft so sehr, dass sie keine Aufgabe mehr zu 100 Prozent erfüllen können, ihnen alles über den Kopf wächst und sie grundsätzlich das Gefühl haben, ihrem eigenen Leben hinterherzurennen. Und das wird nicht nur für die Betroffenen selbst zum Problem, sondern ab einem bestimmten Punkt auch für deren Mitmenschen. Denn irgendwann es macht wirklich keinen Spaß mehr, bei jedem Treffen auf die beste Freundin warten zu müssen, die Kollegen an jeden Termin zu erinnern oder der Kommilitonin jedes Mal die Mitschriften zu geben, weil sie ihre wieder einmal verloren hat.

Besseres Selbstmanagement mit der Zwei-Minuten-Regel

Wem diese Szenarien bekannt vorkommen, der sollte es einmal mit der Zwei-Minuten-Regel probieren. Sie bietet alle jenen die perfekte Möglichkeit für das Selbstmanagement im Alltag, die von alleine regelmäßig den Überblick verlieren und sich mit Aufgaben, Terminen und To-Dos heillos übernehmen. Dabei ist die Zwei-Minuten-Regel nicht nur genial hilfreich, sondern vor allem unschlagbar einfach anzuwenden. Und zwar lautet sie: Alles, was in höchstens zwei Minuten erledigt werden kann, wird SOFORT erledigt. Selbst wenn dieses To-Do eigentlich gar nicht die höchste Priorität auf deiner Liste hat – wenn es nur zwei Minuten (oder weniger) dauert, mach es einfach!

Was das bringt, liegt auf der Hand: Bevor du dich an die wirklich wichtigen Aufgaben begibst, hast du den Kleinkram längst abgehakt. Um ihn musst du dir also keine weiteren Gedanken machen und er bricht dir auch nicht im Nachhinein das Genick. Denn oft übersehen Menschen bei bedeutenden Aufgaben, dass eigentlich auch noch ein Haufen Kleinkram drum herum erledigt werden müsste. Sie schieben das auf die lange Bank, weil es „nicht so wichtig“ ist – müssen sich aber dann später doch damit befassen. Und dabei wird der Zeitaufwand, der insgesamt dafür aufgebracht werden muss, oft unterschätzt – man verzettelt sich klassischerweise im Kleinklein.

Unwichtige Aufgaben selektieren

Deswegen macht es einfach Sinn, wenn du kleinere To-Dos einfach sofort abhakst. Außerdem gilt: Wenn die Aufgabe so unwichtig ist, dass sie noch nicht einmal zwei Minuten wert ist, dann schmeiß sie einfach komplett von deiner To-Do-Liste. Denn je mehr Aufgaben sich auf deiner Liste sammeln, desto unübersichtlicher wird sie – und desto gestresster wirst du dich fühlen beim Anblick all der noch zu erledigenden Dinge. Also weg damit – entweder, weil du sie sofort erledigst oder weil du sie komplett streichst. Dann kannst du dich gezielt, entspannt und mit Ruhe den wirklich wichtigen Herausforderungen widmen, ohne den aufgeschobenen Kleinkram im Hinterkopf. Denn dieser summiert sich irgendwann zu einer wahren Aufgabenflut, unter der du letztendlich begraben wirst.

Ideal ist es, wenn du alle Aufgaben, deren Erledigung unter zwei Minuten dauern, gar nicht erst auf deinen To-Do-Liste schreibst, sondern sie ohne größere Beachtung sofort angehst und hinter dich bringst. Auf die Liste kommt dann nur, was einen größeren Zeitaufwand in Anspruch nimmt, so kannst du dich gleich viel besser darauf konzentrieren. Diese Methode ist so simpel – und doch so effektiv! Gestalte also auch du dein Leben produktiver, verbessere deine Selbstorganisation und fühl dich gleichzeitig weniger gestresst – dank der Zwei-Minuten-Regel.

2 min Regel - Wie ich Dinge in der Uni lerne - Getting Things Done von David Allen StudentenTipps